Zamawiający

W kartotece zapiszesz kontakt z zamawiającym, ustalenia i termin kolejnej rozmowy. W sekcji Realizacja wybierz Zamawiający lub otwórz kartotekę.

Potrzebujesz: nazwy jednostki lub jej NIP oraz potwierdzonych danych kontaktowych. Kartoteka służy do pracy z zamawiającymi. Dane własnej firmy uzupełniasz w Mózgu firmy, a innych wykonawców obserwujesz w Konkurencji.

1. Znajdź jednostkę przed dodaniem

Wyszukaj jednostkę po nazwie, NIP, osobie kontaktowej lub mieście. Jeśli lista jest zawężona do etapu, wybierz Wszystkie, żeby sprawdzić całą kartotekę.

Komunikat Zamawiający są w planie Pro. oznacza ograniczenie dostępu: sprawdź dostępne plany. Przy błędzie odczytu wybierz Spróbuj ponownie. Zanim dodasz wpis, sprawdź, co pokazuje ekran. Ograniczony dostęp, brak jednostek i pusta historia wymagają różnych działań.

2. Dodaj brakującego zamawiającego

1. Wybierz Dodaj zamawiającego lub, przy pustej liście, Dodaj pierwszego zamawiającego.
2. Wyszukaj urząd po nazwie lub NIP i wybierz właściwy wynik. Sprawdź identyfikację jednostki, bo podobne nazwy mogą dotyczyć różnych urzędów.
3. Ustaw Etap i Priorytet, a potem uzupełnij znane dane w polach Osoba kontaktowa, E-mail i Telefon.
4. Jeśli planujesz rozmowę, ustaw Przypomnij o kontakcie. Potrzebny kontekst zapisz w polu Notatka.
5. Wybierz Dodaj zamawiającego, sprawdź komunikat i znajdź zapisany wpis na liście.

Pola z nieznanymi danymi kontaktowymi zostaw puste. Jeśli nie masz pewności, czy zapis się udał, najpierw przeszukaj kartotekę. Dzięki temu nie dodasz tej samej jednostki drugi raz.

3. Otwórz kartę i sprawdź dane

Otwórz kartę zamawiającego i przejdź do potrzebnej zakładki:

• Kontakt: dane kontaktowe, terytorium i ostatni kontakt.
• Notatki: aktywności i zapisane ustalenia.
• Historia: dostępne postępowania jednostki.
• Przypomnienie: termin następnego kontaktu.

Historia obejmuje postępowania dostępne w danych BudOS. Może nie zawierać wszystkich zamówień urzędu. Sprawdź osobno Przetargi w naszej bazie, Suma w naszej bazie i Szacowany budżet. Szacunek budżetu nie mówi, ile przeznaczono na konkretne postępowanie.

4. Zapisz ustalenia po kontakcie

W zakładce Notatki wybierz Dodaj aktywność. Ustaw Rodzaj aktywności, np. Telefon, E-mail lub Spotkanie. Wpisz Tytuł aktywności i potrzebne Szczegóły aktywności. Wybierz Dodaj, a potem sprawdź, czy aktywność pojawiła się przy właściwej jednostce.

W notatce oddziel potwierdzone ustalenia od pytań, które pozostały do wyjaśnienia, i pomiń zbędne dane osobowe. Jeśli zapis trwa długo, sprawdź pierwszą próbę przed ponownym dodaniem aktywności.

Ustalenia wpływające na ofertę porównaj z dokumentami na karcie ogłoszenia. Notatka z rozmowy jest zapisem kontaktu, nie zastępuje oficjalnego wyjaśnienia ani zmiany dokumentacji.

5. Ustaw przypomnienie i etap relacji

W zakładce Przypomnienie sprawdź następny kontakt. Wpisz nową datę w polu Zmień datę przypomnienia, a temat kolejnej rozmowy zapisz w notatce. Sprawdź termin i wybierz Zapisz przypomnienie. Po potwierdzeniu zapisu sprawdź datę na karcie.

Oznaczenie Termin przekroczony dotyczy kontaktu z jednostką, nie terminu składania oferty. Przejrzyj Przypomnienia w tym tygodniu i Zaległe, żeby wybrać sprawy, którymi trzeba się zająć.

Przez Zmień etap ustaw stan relacji zgodny z ustaleniami. Dostępne filtry to Wszystkie, Analiza, Pierwszy kontakt, Oferta, Złożenie, Wizja, Podpis, Realizacja i Rozliczenie. Etapy porządkują relację: Oferta nie wysyła plików, a Podpis nie potwierdza podpisania umowy poza aplikacją.

6. Przejdź do oferty lub umowy

Do przygotowania plików przejdź do Oferty, a do prowadzenia danych umowy do Kontraktów.

Jeśli kartoteka, aktywność lub historia nie działa, zgłoś problem. Podaj jednostkę, zakładkę, wykonaną czynność i komunikat. Do wyjaśnienia błędu korzystaj z istniejącego wpisu, zamiast dodawać tę samą jednostkę ponownie.